Eigene Vorlagen bauen
Wenn keine Vorlage passt, bauen Sie eine — und machen damit jedes künftige Dokument dieser Art besser.
Warum sich das lohnt
Eine gute Vorlage ist einmal Arbeit und danach dauerhaft Ersparnis: Jede Person im Arbeitsbereich erzeugt damit Dokumente in gleicher Qualität und Struktur — ohne Prompt-Wissen. Die Vorlage ist der Ort, an dem Ihr Qualitätsanspruch einmal hinterlegt wird.
Neu anlegen oder duplizieren?
| Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Es gibt etwas Ähnliches, das fast passt | Duplizieren und anpassen — der schnellste Weg. |
| Nur Kleinigkeiten stören (Ton, ein Abschnitt) | Duplizieren; das Original für die anderen unangetastet lassen. |
| Das Ergebnis ist grundsätzlich ein anderes | Neu anlegen — sonst schleppen Sie fremde Annahmen mit. |
| Sie experimentieren noch | Duplizieren, ausprobieren, später aufräumen. |
So legen Sie an
- Galerie öffnenVorlagen → Neue Vorlage (oder bei einer bestehenden Kachel Duplizieren).
- Titel & BeschreibungSprechend benennen — andere sollen auf einen Blick erkennen, wofür sie ist.
- Anweisungen schreibenDer eigentliche Inhalt — siehe die sechs Bausteine unten.
- Speichern & testenMit einem echten Fall durchspielen und nachschärfen.
- AnheftenWenn sie sich bewährt: An Bibliothek anheften, damit das Team sie findet.
Was in eine Vorlage gehört — sechs Bausteine
| Baustein | Was Sie schreiben |
|---|---|
| 1 · Rolle & Ziel | Wer die KI hier ist und was am Ende herauskommen soll. Ein bis zwei Sätze — die wichtigsten der ganzen Vorlage. |
| 2 · Umgang mit dem Input | Was ist wichtig, was wird weggelassen, wie stark wird verdichtet? („Aus einem Mitschnitt nur Entscheidungen und Aufgaben ziehen, keine Wortprotokolle.“) |
| 3 · Pflichtangaben | Welche Informationen müssen vorliegen — und die Anweisung, danach zu fragen, wenn sie fehlen. Das ist der Interview-Teil. |
| 4 · Gliederung | Die Abschnitte in fester Reihenfolge. Am besten als Liste, damit jedes Dokument gleich aussieht. |
| 5 · Ton & Länge | Sachlich oder locker? Eine Seite oder zehn? Nur festlegen, wo es wirklich zählt. |
| 6 · Umgang mit Lücken | Was passiert, wenn etwas unklar bleibt: nachfragen oder kennzeichnen — niemals erfinden. |
Ein Muster zum Abschreiben
Rolle & Ziel: Du erstellst aus Besprechungsmitschnitten ein Protokoll, das jemand versteht, der nicht dabei war.
Input: Nimm nur Entscheidungen, Aufgaben und offene Punkte. Small Talk und Wiederholungen weglassen.
Pflichtangaben: Datum, Anlass, Teilnehmende, Verantwortliche je Aufgabe. Fehlt eines davon, frage danach.
Gliederung: 1. Kurzfassung · 2. Entscheidungen · 3. Aufgaben (mit Verantwortlichen) · 4. Offene Punkte.
Ton & Länge: sachlich, maximal eine Seite.
Lücken: Unklares als „offener Punkt“ markieren, nichts ergänzen, was nicht gesagt wurde.
Was nicht hineingehört
- Inhalte eines Einzelfalls. Eine Vorlage beschreibt das Vorgehen, nicht ein konkretes Dokument. Projektnamen und Zahlen gehören in den Dialog, nicht in die Vorlage.
- Vertrauliches. Keine Zugangsdaten, Schlüssel, Kundendaten oder Interna — Vorlagen sind für alle im Arbeitsbereich sichtbar.
- Widersprüche. „Ausführlich, aber maximal fünf Sätze“ macht das Ergebnis unvorhersehbar.
- Zu viele Aufgaben auf einmal. Eine Vorlage, die Protokoll und Konzept und Pressetext kann, kann nichts davon richtig.
- Formatierungs-Kleinkram. Layout regeln Sie beim Export über eine DOCX-Vorlage, nicht in der Anweisung.
Testen und schärfen
- Echten Fall nehmenKein Wunschbeispiel — echtes, unordentliches Material.
- Auf Rückfragen achtenFragt die KI nach den richtigen Dingen? Wenn nicht: Baustein 3 schärfen.
- Struktur prüfenStimmen Reihenfolge und Abschnitte? Wenn nicht: Baustein 4 präzisieren.
- Zweiter FallMit einem anderen Beispiel gegenprüfen — erst dann ist die Vorlage stabil.
Nicht überfrachten. Lieber zwei klare Vorlagen als eine, die alles versucht. Bei jeder Ergänzung fragen: Hilft das jedem Dokument dieser Art — oder nur dem letzten Einzelfall?
Ausblick
Vorlagen werden um Skills und Agenten erweitert; Workflows und zeitgesteuerte Auto-Prompts sind in Vorbereitung — etwa, um iDocs aus Web-Quellen automatisch aktuell zu halten.
Verwandtes
Building your own templates
When no template fits, build one — and make every future document of that kind better.
Why it pays off
A good template is work once and a saving forever: everyone in the workspace produces documents of the same quality and structure — without needing prompt skills. The template is where your quality bar is stored, once.
Create new or duplicate?
| Situation | Recommendation |
|---|---|
| Something similar exists that almost fits | Duplicate and adapt — the fastest route. |
| Only details bother you (tone, one section) | Duplicate; leave the original untouched for everyone else. |
| The result is fundamentally different | Create new — otherwise you drag along someone else's assumptions. |
| You are still experimenting | Duplicate, try it out, tidy up later. |
How to create one
- Open the galleryTemplate gallery → New template (or Duplicate on an existing tile).
- Title & descriptionName it meaningfully — others should see at a glance what it is for.
- Write the instructionsThe actual substance — see the six building blocks below.
- Save & testRun it on a real case and refine.
- Pin itOnce it proves itself: Pin to library so the team finds it.
What belongs in a template — six building blocks
| Block | What you write |
|---|---|
| 1 · Role & goal | Who the AI is here and what should come out at the end. One or two sentences — the most important in the whole template. |
| 2 · Handling the input | What matters, what is dropped, how much is condensed? (“From a recording take only decisions and tasks, no verbatim text.”) |
| 3 · Required information | Which details must be present — and the instruction to ask for them when missing. This is the interview part. |
| 4 · Structure | The sections in a fixed order. Best as a list, so every document looks the same. |
| 5 · Tone & length | Formal or casual? One page or ten? Only fix it where it really matters. |
| 6 · Handling gaps | What happens when something stays unclear: ask or mark it — never invent. |
A pattern to copy
Role & goal: You turn meeting recordings into minutes that someone who wasn't there can understand.
Input: Take only decisions, tasks and open points. Drop small talk and repetition.
Required: Date, occasion, attendees, an owner per task. If one is missing, ask for it.
Structure: 1. Summary · 2. Decisions · 3. Tasks (with owners) · 4. Open points.
Tone & length: factual, one page maximum.
Gaps: Mark anything unclear as an “open point”; add nothing that was not said.
What does not belong in it
- The content of a single case. A template describes the approach, not one specific document. Project names and figures belong in the dialogue, not the template.
- Confidential material. No credentials, keys, customer data or internals — templates are visible to everyone in the workspace.
- Contradictions. “Detailed, but at most five sentences” makes the result unpredictable.
- Too many jobs at once. A template that does minutes and concepts and press releases does none of them well.
- Formatting minutiae. Layout is handled at export via a DOCX template, not in the instructions.
Test and sharpen
- Take a real caseNot a wish-list example — real, messy material.
- Watch the questionsDoes the AI ask about the right things? If not: sharpen block 3.
- Check the structureAre order and sections right? If not: make block 4 more precise.
- A second caseCross-check with another example — only then is the template stable.
Don't overload it. Two clear templates beat one that tries everything. With every addition ask: does this help every document of this kind — or only the last single case?
Outlook
Templates are being extended with skills and agents; workflows and scheduled auto-prompts are in preparation — for instance to keep iDocs from web sources automatically up to date.