Kapitel 2 · Für Editoren · Live Stages

Buchung, Tickets & Erinnerungen

Wer darf teilnehmen, wie viele Plätze gibt es, und wie werden Teilnehmer erinnert?

Warum das zählt

Eine Live-Session hat begrenzte Plätze und einen festen Termin. Buchung, Tickets und Erinnerungen sorgen dafür, dass die richtigen Menschen einen Platz bekommen — und ihn nicht vergessen.

Buchbarkeit & Plätze

KonzeptBedeutung
BuchbarOb Nutzer die Session aktiv buchen können.
Freie PlätzeVerbleibende Kapazität — ist sie 0, ist die Session ausgebucht.
TicketsKontingente/Zugangsarten für eine Session (z. B. begrenzte Teilnehmerzahl).
Als kostenlos zeigenKennzeichnet die Session als frei/ohne Kosten.

Kalender & Erinnerungen

  • Kalender-Eintrag (ICS): Teilnehmer können die Session in ihren Kalender übernehmen — der Termin geht so nicht unter.
  • Reminder-Vorlauf: Legen Sie fest, wie viele Stunden vor der Session eine Erinnerung ausgelöst wird.
💡

Ein Vorlauf von 24 Stunden plus einer kurz vorher (z. B. 1 Stunde) hat sich bewährt: einmal zum Einplanen, einmal zum Rechtzeitig-dabei-sein.

So machen Sie eine Session buchbar

So geht's konkret
  1. Session öffnenim Event-Product.
  2. Buchbar setzenund Kapazität/Tickets festlegen.
  3. ErinnerungReminder-Vorlauf (Stunden) eintragen.
  4. VeröffentlichenNach Freigabe erscheint die Session zur Buchung.

Troubleshooting

Niemand kann buchen.

Session/Product veröffentlicht? Buchbar gesetzt? Freie Plätze vorhanden? Restriction prüfen.

Teilnehmer erscheinen nicht.

Erst nach der Buchung zählt jemand als Teilnehmer — die Zahl steigt mit den Buchungen. Bei 0 freien Plätzen ist die Session voll.

Erinnerungen kommen nicht an.

Reminder-Vorlauf gesetzt? E-Mail-Zustellung ist Sache der internen IT (Serverkonfiguration).

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Weiter: Durchführen & Moderation.

Chapter 2 · For editors · Live Stages

Booking, tickets & reminders

Who may take part, how many seats are there, and how are participants reminded?

Why it matters

A live session has limited seats and a fixed date. Booking, tickets and reminders make sure the right people get a seat — and do not forget it.

Bookability & seats

ConceptMeaning
BookableWhether users can actively book the session.
Free seatsRemaining capacity — if it is 0, the session is fully booked.
TicketsQuotas/access types for a session (e.g. a limited number of participants).
Show as freeMarks the session as free/at no cost.

Calendar & reminders

  • Calendar entry (ICS): Participants can add the session to their calendar — so the appointment does not slip through.
  • Reminder lead time: Set how many hours before the session a reminder is triggered.
💡

A lead time of 24 hours plus one shortly before (e.g. 1 hour) has proven itself: one to plan it in, one to be there on time.

How to make a session bookable

Step by step
  1. Open sessionin the event product.
  2. Set bookableand define capacity/tickets.
  3. ReminderEnter the reminder lead time (hours).
  4. PublishAfter release the session appears for booking.

Troubleshooting

Nobody can book.

Session/product published? Set to bookable? Free seats available? Check the restriction.

Participants do not appear.

Only after booking does someone count as a participant — the number rises with the bookings. At 0 free seats the session is full.

Reminders do not arrive.

Reminder lead time set? Email delivery is a matter for internal IT (server configuration).

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