Kapitel 9 · Use-Cases

Wissen einer Person sichern

Bevor jemand die Rolle wechselt oder das Unternehmen verlässt: das Erfahrungswissen strukturiert festhalten — bevor es weg ist.

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Ziel: Bevor jemand die Rolle wechselt oder das Unternehmen verlässt: das Erfahrungswissen strukturiert festhalten — bevor es weg ist.

Zutaten

  • 30–60 Minuten Zeit der Person
  • Eine Vorlage mit vielen Rückfragen
  • Vorhandene Dateien als Ergänzung
  • Eine Sammlung für das Ergebnis

Aufbau in Schritten

Aufbau in Schritten
  1. Thema eingrenzenNicht „alles“, sondern ein Bereich pro Durchgang — z. B. „Ablauf Monatsabschluss“.
  2. Sprechen lassenAudio aufnehmen. Freies Erzählen bringt mehr als ein Fragebogen.
  3. Interview zulassenDie Rückfragen der KI sind hier der Kern — sie holen heraus, was die Person für selbstverständlich hält.
  4. Belege anhängenVorhandene Dateien, Checklisten, Screenshots ergänzen.
  5. EinordnenIn eine Sammlung legen, damit später gezielt gefragt werden kann.

Erfolg messen

  • Anzahl gesicherter Themenbereiche je Person.
  • Ob Nachfolgende die Aufgabe ohne Rückfrage erledigen können.
  • Treffer bei KI fragen auf typische Alltagsfragen.

Stolperfallen

  • Zu breit angesetzt: „Erzähl mal alles“ führt zu Belanglosem. Ein Thema pro Sitzung.
  • Implizites Wissen bleibt drin: Wenn die KI nachfragt, ist das kein Zeitverlust — genau da liegt der Wert.
  • Zu spät begonnen: Am letzten Arbeitstag ist es zu spät.

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Chapter 9 · Use cases

Capturing a person's knowledge

Before someone changes roles or leaves: capture their experience in a structured way — before it is gone.

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Goal: Before someone changes roles or leaves: capture their experience in a structured way — before it is gone.

Ingredients

  • 30–60 minutes of the person's time
  • A template with plenty of questions
  • Existing files as a supplement
  • A collection for the result

Build it step by step

Build it step by step
  1. Narrow the topicNot “everything” but one area per session — e.g. “monthly closing process”.
  2. Let them talkRecord audio. Free narration yields more than a questionnaire.
  3. Allow the interviewThe AI's questions are the core here — they surface what the person takes for granted.
  4. Attach evidenceAdd existing files, checklists, screenshots.
  5. File itPut it in a collection so it can later be queried specifically.

Measuring success

  • Number of topic areas secured per person.
  • Whether successors can do the task without asking back.
  • Hit rate in Ask AI for typical everyday questions.

Pitfalls

  • Scope too broad: “tell me everything” produces trivia. One topic per session.
  • Implicit knowledge stays hidden: when the AI asks, that is not lost time — that is where the value is.
  • Started too late: the last working day is too late.

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