Eigentum & Zahler
Wer zahlt, wer verwaltet — und wie Sie das Eigentum an einen anderen Owner übergeben.
Primär, regulär, Member
| Rolle | Zuständig für |
|---|---|
| Primärer Owner (Kennzeichen „Primär“) | Trägt den Abonnementvertrag. Nur er kann das primäre Eigentum übergeben und andere Owner verwalten. Genau eine Person je Arbeitsbereich. |
| Owner | Verwaltung des Arbeitsbereichs: Mitglieder einladen, Rollen und Sitze ändern — und die Abrechnung: Tarif wählen, Zahlungsmittel hinterlegen, Sitze kaufen. Dafür braucht es nicht die Kennzeichnung „Primär“. |
| Member | Die tägliche Arbeit mit iDocs. |
Warum der Ersteller der primäre Owner ist
Der Arbeitsbereich wird beim Anlegen an die erstellende Person gebunden — an ihr hängt das Abonnement. Deshalb ist sie automatisch primärer Owner. Das lässt sich nicht „wegkonfigurieren“, aber übertragen.
Kann jemand zahlen, ohne Mitglied zu sein?
Nein. Eine eigene Rolle „Zahler ohne Mitgliedschaft“ gibt es nicht. Wer die Abrechnung führt, ist Owner und damit Mitglied des Arbeitsbereichs. Wer den Arbeitsbereich verlässt, verliert den Zugriff auf Rechnungen, Nutzungsdaten und Einstellungen — auch dann, wenn er ihn ursprünglich gekauft hat.
Wenn jemand zahlen, aber nicht mitarbeiten soll: Geben Sie dieser Person einen eingeschränkten Sitz („nur lesen“). Sie bleibt damit Mitglied und kann die Abrechnung führen, arbeitet aber nicht aktiv mit. Näheres unter Mitglieder & Sitze.
Eigentum übertragen
- Empfänger vorbereitenDie Person muss bereits Mitglied des Arbeitsbereichs sein.
- Übertragung startenIn den Arbeitsbereich-Einstellungen die Übergabe des primären Eigentums wählen.
- Neuen Eigentümer wählenNur bestehende Mitglieder kommen infrage.
- BestätigenDie Rolle wechselt; der bisherige Eigentümer behält Zugang als Owner.
Wichtig für die Abrechnung. Mit der Übergabe wird das bestehende Abonnement zum Ende der laufenden Periode beendet. Der neue primäre Eigentümer muss ein neues Abonnement mit eigenem Zahlungsmittel abschließen. Bis dahin steht der Arbeitsbereich auf „Abo neu einrichten“.
Nach der Übergabe: bleiben oder ausscheiden
Der bisherige primäre Eigentümer bleibt zunächst als Owner im Arbeitsbereich — die Übergabe wirft niemanden hinaus. Von da an gibt es zwei Wege:
Als Owner weiterarbeiten: Mitglieder verwalten, Rechnungen einsehen, Sitze kaufen. Nur die primär-exklusiven Aufgaben — Eigentum übergeben, andere Owner verwalten — liegen jetzt beim Nachfolger.
Den Arbeitsbereich später verlassen. Danach besteht kein Zugriff mehr auf Rechnungen, Nutzungsdaten und Einstellungen.
Wann eine Übertragung blockiert ist
- Bei einem persönlichen Arbeitsbereich (dort gibt es keine Übergabe).
- An sich selbst.
- An jemanden, der kein Mitglied ist.
- Solange ein Bezahlvorgang läuft oder eine vorherige Übergabe noch nicht durch das neue Abo abgeschlossen wurde.
Was für den primären Owner nicht geht
Der primäre Owner kann nicht entfernt, nicht deaktiviert und nicht in der Rolle geändert werden und kann den Arbeitsbereich nicht verlassen. Wer ausscheiden möchte, überträgt zuerst das primäre Eigentum.
Troubleshooting
Die Person erscheint nicht zur Auswahl.
Nur Mitglieder des Arbeitsbereichs sind gültige Empfänger — die Person zuerst einladen.
Nach der Übergabe ist der Arbeitsbereich eingeschränkt.
Der neue primäre Eigentümer muss das Abonnement neu einrichten. Danach läuft alles normal weiter.
Verwandtes
Ownership & payer
Who pays, who administers — and how to hand ownership over to another owner.
Primary, regular, member
| Role | Responsible for |
|---|---|
| Primary owner (marked “Primary”) | Holds the subscription contract. Only they can hand over primary ownership and manage other owners. Exactly one person per workspace. |
| Owner | Administering the workspace: invite members, change roles and seats — and billing: choose the plan, add a payment method, buy seats. The “Primary” marker is not required for this. |
| Member | The everyday work with iDocs. |
Why the creator is the primary owner
On creation the workspace is tied to the person who created it — the subscription hangs on them. That is why they automatically become the primary owner. This cannot be “configured away”, but it can be transferred.
Can someone pay without being a member?
No. There is no separate “payer without membership” role. Whoever runs the billing is an owner and therefore a member of the workspace. Anyone who leaves the workspace loses access to invoices, usage data and settings — even if they originally bought it.
If someone should pay but not work in the workspace: give that person a limited seat (“read only”). They stay a member and can run the billing, but do not actively contribute. See Members & seats.
Transferring ownership
- Prepare the recipientThe person must already be a member of the workspace.
- Start the transferIn the workspace settings choose to hand over primary ownership.
- Pick the new ownerOnly existing members are eligible.
- ConfirmThe role moves; the previous owner keeps access as an owner.
Important for billing. With the handover the existing subscription is ended at the close of the current period. The new primary owner has to take out a new subscription with their own payment method. Until then the workspace shows “set up new subscription”.
After the handover: stay or step out
The former primary owner initially stays in the workspace as an owner — the handover does not throw anyone out. From there, two paths:
Carry on as an owner: manage members, view invoices, buy seats. Only the primary-exclusive tasks — handing over ownership, managing other owners — now sit with the successor.
Leave the workspace later. After that there is no more access to invoices, usage data and settings.
When a transfer is blocked
- For a personal workspace (there is no handover there).
- To yourself.
- To someone who is not a member.
- While a payment is in progress or a previous handover has not yet been completed by the new subscription.
What the primary owner cannot do
The primary owner cannot be removed, disabled or have their role changed, and cannot leave the workspace. Anyone who wants to step out transfers primary ownership first.
Troubleshooting
The person doesn't appear in the list.
Only workspace members are eligible recipients — invite the person first.
After the handover the workspace is restricted.
The new primary owner has to set the subscription up again. After that everything continues as normal.